יעוץ עסקי

בעמוד זה תוכלו למצוא פרטים אודות ניהול העסק, בקרת סיכונים, ביקורת פנימית ועוד...

במידה ויש לכם שאלות נוספות אתם מוזמנים ליצור עימי קשר בכל נושא. 

 

ניהול העסק

ניהול עסק הוא תהליך המובנה מכמה שלבים העשויים להיות מכריעים בהצלחת העסק ובבנייתו. שלב מקדים וראשוני הינו הכנת תוכנית עסקית מפורטת שתגדיר בצורה פשוטה ומובנת מהם הצעדים והמטרות של העסק ובעליו.

התכנית תכלול בין היתר נושאים כגון:

  • התנהלות כלכלית-פיננסי

  • אסטרטגיית פעילות

  • פעילות שיווקית.

 

שלב שני:

לאחר תכנון תכנית עסקית יש לגבש תכנית עבודה הכולל לוחות זמנים ליישום התוכנית העסקית, חשוב שתוכנית העבודה שנקבעה תהיה ריאלית ותבוצע תוך פיקוח וביקורת שוטפת.

 

שלב שלישי:

כמו בכל עסק המטרה העיקרית שלנו הינה הגדלת רווחים והכנסות. במסגרת ניהול עסק (בין אם קטן ובין אם גדול) באופן עצמאי על בעליו לנסות לחשוב באופן יצירתי כל הזמן, איך להגדיל את ההכנסות (וכפועל יוצא גם את הרווחים) של העסק.

ניהול נכון של עסק מתבטא בכך שהכנסותיו אינן תלויות במוצר אחד בלבד או בלקוח אחד בלבד.

חשוב כי בתור בעלי עסק נפעל להגדיל את מספר המוצרים הנמכרים ככל האפשר ובכך להקטין סיכונים (לפזר סיכונים). מעבר לכך חשוב כי נחשוף את העסק שלנו לקהל היעד אותו אנו מעוניינים להשיג וזאת על ידי פעילות שיווקית נכונה.

 

שלב רביעי - תכנון הוצאות ומזעור עלויות:

מומלץ לבחון על בסיס שבועי (או לכל הפחות חודשי) כיצד ניתן להשתפר ולהוזיל עלויות. כשמנהלים עסק חשוב להיות כל הזמן עם היד על הדופק ולוודא שאנחנו לא מוציאים כספים מיותרים.

 

ההתייעלות הפיננסית יכולה להיות כמעט בכל היבט בעסק לדוגמה בהתנהלות מול ספקים, תמיד עדיף לעבוד מול מספר ספקים במקביל. כך אנחנו גם מנטרלים את התלות בספק ספציפי ושומרים על תחרות והשוואת מחירים בין הספקים השונים.

 

שלב חמישי - ניהול מלאי נכון:

ניהול מלאי הינו תהליך קריטי בניהול העסק, מומלץ לנהל אותו באופן אחראי ומבוקר ולהגדיר כמויות מינימום ומקסימום אותם אנו מעוניינים לנהל. כמו כן מומלץ למנות (אם הדבר אפשרי מבחינת עלויות) בעסק מנהל מחסן/מנהל מלאי, כך נוכל להבטיח החזקת מלאי אופטימלי.

 

שלב שישי - דוחות תפעול ובקרה:

אולי ההיבט החשוב ביותר בניהול העסק, הוא לבקרו על ידי דוחות בקרה ותפעול. אין זה משנה אם מנהלים עסק קטן ו/או חברה גדולה, אנו בתור מנהלים של העסק חייבים לדעת לקרוא את הדו"חות העסקיים השונים שקיימים בעסק שלנו על מנת שנוכל לשפר כל העת את פעילותו.

בין דו"חות אלה נכללים 3 דוחות עיקריים:

  • דו"ח רווח והפסד 

  • מאזן עסקי (בעיקר בחברות)

  • דו"ח תזרים מזומנים

  • דו״ח בקרה ותפעול (דוחות ביקורת פנימית)

 

על כל מנהל לדעת לנתח ולהבין דו"חות אלה ולהיעזר בהם בשעת הצורך. כמובן שלמרבית העסקים כיום יש רואה חשבון שעושה זאת, אך הכרחי שגם בעל העסק יהיה מעורב ובקיא בהם.

 

בקרה וניהול סיכונים

בקרה פנימית הינה למעשה אימוץ המדיניות והנהלים (בקרות) שהנהלת הארגון (חברה) מאמצת כדי לסייע בהשגת מטרתה של ההנהלה להבטיח, ככל האפשר, ניהול תקין ויעיל של העסקים לרבות ציות למדיניות ההנהלה, הגנה על הנכסים הכוללים מניעה וחשיפה של הונאות ו/או טעויות ברשומות חשבונאיות.

 

גילוי דעת  המתייחס לנושא הבקרה הפנימית מתבסס על תקן (ISA) מס' 400 של הפדרציה הבינלאומית של רואי החשבון (איפ"ק): ״על המבקר להגיע להבנה מספקת של המערכת החשבונאית ומערכת הבקרה הפנימית על מנת שיוכל לתכנן את הביקורת ולפתח גישה יעילה של ביקורת. על המבקר להפעיל שיקול דעת מקצועי כדי להעריך את סיכוני הביקורת ולתכנן נוהלי ביקורת שיהיה בהם כדי להבטיח שהסיכונים יופחתו לרמה נמוכה במידה מקובלת...״

 

מתודולוגיית הבקרה הפנימית  מבוססת על 5 שלבי עבודה עיקריים בהתאם לתקני תכונות של איגוד המבקרים הפנימים בישראל - IIA -The Institute of Internal Auditors:

שלב 1 - ניהול פרויקט הביקורת

שלב 2 - הכנת תוכנית עבודה מבוססת סיכונים

שלב 3 - הכנת תוכנית ביקורת

שלב 4 - בדיקות, ניתוח והערכה של הביקורת

שלב 5 - דיווח על התוצאות הביקורת

 

נפרט בקצרה מהם שלבי העבודה הנהוגים בכל הנוגע לניתוח בקרה פנימית:

 

  • ביצוע סקר מוקדם ובכלל זה הכנה מוקדמת (עיון בדוחות ביקורת קודמים - אם ישנם כאלו, נהלים רלבנטיים, עיון בפרוטוקולים מדירקטוריונים, תוכניות עבודה ועוד).

  • שיחת התנעה לביקורת.

  • איתור מוקדי הסיכון העיקריים.

  • הגדרת נושאי הביקורת.

 

ביצוע הביקורת: 

  • ראיונות עם אנשי מפתח וביצוע דגימות ועיון במסמכים ודוחות.

  • שיחת סיכום עם המבוקר הראשי לקראת גיבוש טיוטת הדוח.

  • הגשת טיוטת דוח.

  • אימות ממצאי ביקורת.

  • הגשת דוח הביקורת סופי.

  • הצגת הדוח בועדת הביקורת.

 

ההבדל בין בקרה פנימית לביקורת פנימית:

 

בקרה פנימית: תהליך המתוכנן ומבוצע על ידי המופקדים על בקרת העל ועל ידי ההנהלה ועובדים אחרים, בכדי לספק מידת ביטחון סבירה להשגת יעדי הגוף המבוקר באשר למהימנות הדיווח הכספי, לאפקטיביות וליעילות התפעולית ולציות להוראות, חוקים ותקנות החלים על הגוף המבוקר.

 

ביקורת הפנימית: מהווה את הפונקציה שנקבעה בארגון לשם בחינת והערכה של הבקרה הפנימית בו ובראשה "המבקר הפנימי".

 

 

ניהול סיכונים

נושא ניהול הסיכונים הינו רחב וחל כמעט בכל אחד מתחומי הפעילות בחיינו. בכדי לאפשר לארגונים/ חברות לצמצם ולנהל את מכלול הסיכונים להם הם חשופים (סיכונים תפעוליים, סיכוני אשראי ושוק, סיכונים פיננסים וסיכונים אחרים) ישנן מתודולוגיות בינלאומיות COSO ו COBIT אשר קובעות מסמרות ואמות מידה בנושא.

 

ננסה לאמוד בתמצית על הגדרת מדיניות ניהול סיכונים. מדיניות ניהול סיכונים בארגון כוללת התייחסות בין היתר לנושאים הבאים:

  • הגדרת יעדי הארגון בניהול סיכונים

  • כימות הסיכונים תוך התייחסות לרגולציות שונות כגון Basel II, Solvency II

  • שלבים לזיהוי סיכונים

  • מהו המבנה הארגוני תומך בניהול הסיכונים

  • בחינת מהם תחומי אחריות וסמכויות של היחידות הנוגעות בניהול סיכונים

  • הגדרת יחסי הגומלין בין היחידות השונות

  • עמידה בדרישות חוקיותיות ובתקנים רלוונטים

  • הגדרת עקרונות המשכיות עסקית (היערכות לשעת חירום Business Continuity Planning)

 

 

סקר סיכונים כאמצעי לניהול הסיכונים:

ביצוע סקרי סיכונים בפירמה מבוסס על בסיס גישת ה- COSO, בשיטת עבודה מובנית להערכת החשיפה לסיכון ביחידות, תהליכים, מערכות ופעילויות שונות. סקר הסיכונים הינו אמצעי המסייע בהערכה יעילה ומדויקת של הסיכונים ובמתן דגש על ״נורות אזהרה״ לאותם סיכונים העלולים לסכן את הפעילות העסקית.

כמו כן, הסקר מסייע להקצאת משאבים לניהול הסיכונים לפי שיקולי עלות תועלת, מתן ערך מוסף בהתייעלות הנהלת הארגון (על ידי חסכון כספי ומניעה של פגיעה במוניטין הארגון), ומשמש ככלי עזר לקביעת תכנית עבודה רב שנתית בצורה יעילה ממנה למעשה תגזרת תכנית הביקורת. התוצר העיקרי למעשה של סקר הסיכונים הינו תכנית עבודה רב שנתית לניהול הסיכונים בהתאם לעוצמת הסיכון ורמת הנזק הפוטנציאלי בפירמה.

בשלב ביצוע סקר הסיכונים הפירמה למעשה מיישמת מודלים לכימות (איכותי וכמותי) של הסיכונים, המאפשרים להנהלת הארגון לבצע הערכה תוך שקלול מכלול הפרמטרים (עלות אל מול תועלת) בעת הקצאת תקציב ומשאבים לתכנית הביקורת וניהול הסיכונים.

 

ביקורת פנימית

כעקרון הביקורת החיצונית של רו"ח הייתה אמורה למנוע ולגלות טעויות, מעילות ואי סדרים, עם התרחבות המקצוע ועם ההתייקרות בעלויות לביצוע הביקורת תוך הרחבת הפעילות העסקית והנהגת צורות ניהול לא ריכוזיות, כל אלו הובילו למסקנה כי הביקורת החיצונית (הביקורת של הדוחות הכספיים) לא יכולה למלא אחר תפקיד זה, בעיקר בעסקים גדולים.

רואי החשבון (המבקרים החיצוניים) נתבקשו לשבת בעסק באופן שוטף ולבקר בצורה רצופה את כל העסקאות דבר שאינו יכול להתבצע בפועל משיקולי עלות. כמו כן עם ההתפתחות העסקית והמורכבות של הפעילות הפיננסית נוצר מצב של חוסר אפשרות בו ההנהלה תפקח על תפקודה של החברה, ולכן ההנהלה ראתה צורך באמצעי פיקוח ובקרה מתקדמים שישרתו אותה.

הפתרון הינו הביקורת הפנימית. ההנהלה מעונינת להבטיח באמצעות נהלים חשבונאים ובאמצעות נהלים תפעוליים את ביצוען ורישומן של העסקאות ואת נאותות השמירה על נכסי החברה באופן הבא:

  • צמצום טעויות

  • הגנה על החברה מפני אבדן וגניבה

  • דיווחים אמינים

  • יעילות תפעולית

  • מעקב אחר יישום החלטותיה של החברה

 

הביקורת הפנימית היא למעשה חלק ממערך הבקרה הפנימית במפעל (ראה בקרה פנימית), זוהי מחלקה נפרדת בעסק המתפקדת כעזר להנהלה לפיקוח על הנעשה בעסק ולאכיפת נהלי הבקרה הפנימית כלומר הביקורת הפנימית מפקחת על קיומה, התאמתה ויישומה של הבקרה הפנימית. בעסקים קטנים, ההנהלה אינה זקוקה למבקר ותבצע בכוחות עצמה את הביקורת הפנימית אך בעסק מורכב יותר נזקקת ההנהלה לביקורת הפנימית שתבצע את הפיקוח בשבילה. לעיתים קרובות רואי חשבון ממלאים את תפקיד המבקר הפנימי אך רואה חשבון לא יכול לשמש גם כמבקר פנים וגם כמבקר חיצוני של הגוף המבוקר.

 

ההבדלים העיקריים בין המבקר הפנימי למבקר חיצוני: 

עבודת המבקר הפנימי נעשית באופן שוטף, לאורך כל השנה תוך התייחסות להיבטים רבים כגון: ניהול, ארגון, תפעול, כספיים ומנהל, תהליכי קבלת החלטות, טוהר המידות, יעילות, אפקטיביות וכד'. מעמדו, אחריותו, תחומי פעילותו והיקף עבודתו של המבקר הפנימי שונים מאלה של רואה החשבון החיצוני, השונות באה לידי ביטוי בנושאים הבאים:

  • במטרות העבודה

  • דרך המינוי

  • רצף הפעילות

  • אחריות

  • תחומי העבודה

עבודתו של רואה החשבון, מבקר חיצוני, מקיפה בעיקר תחומים חשבונאיים וכספיים.

 

הביקורת הפנימית בישראל:

הביקורת הפנימית בגופים ציבוריים מעוגן בחוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב-1992 וחוק החברות.

גופים כגון תאגידי פיננסיים (בנק, חברת ביטוח), חברות ציבוריות ובגופים ממשלתיים. חוק הביקורת הפנימית מחייב שלמבקר פנימי יהיה תואר ראשון או הסמכה כרואה חשבון או כעורך דין. החוק כיום מחייב מינוי מבקר אך יחד עם זאת לא נקבעו כללים לשעות עבודה מינימליות ו/או מספר המבקרים הדרוש, ולכן לא פעם הארגון מעדיף לצמצם את עבודת המבקר. שעות העבודה, מספר המבקרים והיקף הביקורת נקבעים על ידי הגוף המבוקר ועלולים להקשות על ביקורת נאותה.

 

תחומי פעילות בביקורת פנימית:

כיום משרדים רבים נותנים מגוון רחב של שירותי בקרה, ביקורת פנימית וניהול סיכונים. ההתמחות נעשית במתן שירותים למגוון רחב של ארגונים, בהם: חברות ציבוריות אשר נסחרות בארץ ובעולם, אגודות ועמותות, תאגידים פרטיים, משרדי ממשלה, חברות ממשלתיות, מוסדות ללא כוונת רווח  חברות פרטיות שמעוניינות בשירותי ביקורת פנימית וכיו"ב.

 

השירותים העיקריים שניתנים במסגרת הביקורת הפנימית הם:

1. ביקורת פנימית במגוון רחב של נושאים

2. ביקורת מערכות מידע, לרבות אבטחת מידע

3. ביקורת חקירתית וביקורות מיוחדות

4. סקרי סיכונים וסקרי הונאות ומעילות

5. סיוע בהטמעה ויישום SOX ו- ISOX

6. סיוע בכתיבת והטמעת נוהלי עבודה ותהליכי בקרה

 

תוכנית עסקית

תוכנית עסקית של כל עסק שונה בתכלית מעסק לעסק, ומותאמת למודל העסקי והאסטרטגיה של העסק.

הכנת תכנית עסקית כרוכה בתהליך מקדים והיערכות יסודית להקמה ולניהול של העסק. התהליך הזה כולל מחשבה, ניתוח ולימוד, איסוף נתונים, מיפוי וגיבוש הרעיון והמודל העסקי.

 

מבנה התוכנית העסקית עשוי לשמש אותנו כמדריך יעיל המסייע לנו לחקור את הנושאים החשובים ביותר להצלחת העסק. תהליך הכנת התוכנית העסקית יסייע בגיבוש הרעיון העסקי, הגדרת מודל ההכנסות, בחינת היתכנותו וכדאיותו של העסק במכלול היבטים.

חשוב כי התכנית תהיה אובייקטיבית ונקיה מציפיות לא ריאליות ולכן לצד סיכויי ההצלחה ראוי להכיר אפשרות לכישלון, לנתח מהם הבעיות והכשלים העומדים בפני העסק בתחילת דרכו, במטרה להעריך מראש האם וכיצד ניתן להתגבר עליהם.ניתוח אובייקטיבי ומפוקח של גורמי המפתח להצלחה ולכישלון מהווה בסיס להצלחה עסקית בהמשך הדרך.

להלן עיקרי הנושאים שיהיו בתכנית עסקית:

1. תאור רעיון ומהות העסק

2. תאור השוק

3. האסטרטגיה קדימה

 

כאשר אנו באים להכין את התכנית העסקית עלינו להבין היטב:

  • מהו המוצר שלנו

  • להבין את השירות שאנו רוצים לתת

  • מהו המודל העסקי

  • צפי הכנסות ורווחים

  • הון עצמי התחלתי

  • שוק הפעילות

  • קהל היעד

  • הלקוחות הפוטנציאליים

  • לקוחות חדשים

  • אסטרטגית גיוס לקוחות

  • מתחרים עסקיים

  • חסמי כניסה ויציאה

  • אסטרטגיית שיווק

  • הוצאה לפועל של התכנית

 

 

הפרקים והנושאים עצמם יכולים להשתנות מעסק לעסק בהתאם למהות העסק. כאשר מתכוונים לבצע פעולה כמו הקמת עסק או פיתוח העסק הקיים, צעד קריטי וחשוב הינו ביצוע עבודת תכנון מעמיקה הנעשית במסגרת "תכנית עסקית".הנ״ל נכון גם  לצורך גיוס הון, מענק או גיוס משקיע, במרבית המקרים נידרש להכין תוכנית עסקית הכוללת צפי הכנסות.